Akten und Unterlagen Ordnen – Raus aus dem Papierchaos

By | 8. April 2016

Hallo PAPIER 😀

Nun ist es soweit, keine/r von euch kann mehr flüchten, in dieser Woche müsst „äh dürft“^^ ihr eure Unterlagen ordnen, Mappen durchgehen, Ordner anlegen…. Aber wenn diese Hürde geschafft ist, werdet ihr keine Panik mehr bekommen, wenn ihr in nächster Zeit ein Dokument suchen müsst. Vorausgesetzt, ihr behaltet die neue Ordnung bei. 😉

Woche 2 (hier geht es zu Woche 1)

  • Ordner und Register oder Einstellmappen besorgen
  • Einsammeln aller Papiere innerhalb der gesamten Wohnung 

Im besten Fall habt ihr noch genügend freie Ordner und Register da, wenn nicht, dann mal los ins Schreibwarengeschäft. Wenn ihr alles zusammen habt, kommt der unangenehme Teil: Das Aussortieren. Am besten arbeitet ihr den gesamten Papierkram in 3 Stapeln ab. (gleiches Prinzip wie mit den Kisten):

    1. entsorgen – Ist verjährt, wird nicht (mehr) benötigt, alle Umschläge – in denen euch Unterlagen erreicht haben.
    2. aufbewahren – Wichtige Dokumente, Dokumente die aktuell nicht gebraucht werden.
    3. bearbeiten: Unterlagen, die eine Rückmeldung erfordern, verschickt werden müssen…

Unterlagen ordnen – Kategorien bilden

  • Dokumente auf Stapeln ordnen
  • gruppieren und abheften
  • Ordner beschriften

Nun beginnt ihr damit, alles was einsortiert werden muss, auf entsprechende Stapel zu sortieren. Beispielsweise Versicherung 1, Versicherung 2… Krankenkasse, Bewerbungsunterlagen, Bankdokumente… Achtet darauf, das ihr genug Platz habt um euch auszubreiten, denn nichts ist nerviger als die ständige Suche nach einem freien Fleck für Stapel Nummer 35. 😉 Bildet am Ende Hauptkategorien wie Versicherungen, Bank, Dienstleister, Aufträge, Rechnungen, Steuerunterlagen… Dokumente, die man nicht gleich einer Kategorie zuordnen kann, kommen auf einen gesonderten Stapel. Möglicherweise enden diese in einer Sparte Sonstiges. Unterlagen mit sensiblen Inhalten empfehle ich euch zu schreddern. Überlegt euch eine sinnvolle Ordnerstruktur. Beispielsweise kann man die Hauptkategorien nummerieren – Versicherungen 1, 2, 3… Vielleicht auch mit Jahreszahlen – Dienstleister 2015, 2016… Oder aber man nimmt für Bankdokumente immer rote Ordner. Die Bezeichnung sollte kurz und prägnant sein, damit man schnell findet wonach man sucht. Macht eure Ordnerrücken selbst oder sucht euch Vorlagen wie diese oder jene. 😉

Unterlagen ordnen = Aussortieren

Wie lange muss man Kontoauszüge aufheben? Wie lange Rechnungen aufbewahren? 

Nachdem wir alles zusammen haben, checken wir die jeweiligen Aufbewahrungsfristen. Da diese sich im Laufe der Zeit ändern können, ist es nicht unbedingt hilfreich, euch diese nieder zu schreiben. Hier aber mal ein Link zum aktuellen Stand für Privatleute. (April 2016)S Auch gibt es Unterschiede zwischen Freiberuflern und Arbeitnehmern. Interessant ist außerdem, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der jeweilige Jahresabschluss bearbeitet wurde. Dies bedeutet also: Der Jahresabschluss, folglich die Steuer 2015, wird erst in 2016 fertigstellt. Somit beginnt die 10 jährige Aufbewahrungsfrist für das Steuerjahr 2015 dann auch erst am 1. Januar 2017. bzw. endet am 31. Dezember 2027! Je nachdem, wann ihr diesen Beitrag entdeckt, und was auf euch zutrifft, solltet ihr euch nach der aktuellen Lage erkundigen. 😉

Leichter Ordnung halten mit der 80 %-Regel

Ja, ich werfe wieder mit Zahlen um mich, erst die 20% Regel, nun 80…. ^^Achtet bitte darauf, dass Ordner, Mappen usw. nie mehr als etwa zu 80 % gefüllt sind. Zum einen sehen überquellende Ordner unordentlich aus, zum anderen neigt man dazu wieder Chaos zu verursachen. Genau dieses „Zwischenparken“ bildet das erste Blatt vom Stapel. 😉 Wenn ihr merkt, dass sich der Platz im Ordner dem Ende neigt, legt einen neuen an. 😉 Neben Ringbuchordnern gibt es natürlich auch andere Formen von Ablagesystemen wie Beispielsweise Einstellmappen. Diese dienen als Aktenbehälter in die sich Unterlagen ungelocht einfach ablegen lassen. Man kann Akten so sehr übersichtlich, flexibel und zeitsparend ordnen und auch simpel wiederfinden.

 Freut ihr euch auch schon auf den Computer? 😀

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